Gratis download · Direct beschikbaar · DOCX + PDF
Drie offertes voor 50 laptops — hoe vergelijk je die eerlijk?
Een werkbaar aanbestedingsformat voor IT-managers en inkopers. Zodat de ene offerte niet op carry-in garantie staat en de andere op NBD onsite — zonder dat je dat doorhebt totdat er een laptop kapot gaat.
De template dekt acht secties: projectomschrijving, functionele eisen per gebruikersprofiel, technische minimumeisen, leveringsscenario's en Autopilot-registratie, garantie en SLA-eisen (NBD onsite, DOA-procedure, RMA-afhandeling), security (TPM 2.0, NIS2, TPRM), scoringsmodel en contractuele voorwaarden. Geschikt voor aanbestedingen vanaf 10 werkplekken — MKB tot semi-publieke sector.
Waarom prijs alleen onvoldoende is bij 50 laptops
Stel: een zorginstelling wil 50 laptops aanschaffen voor de buitendienst. Ze vragen drie offertes op. Leverancier A levert voor €1.080 per stuk. Leverancier B voor €1.140. Leverancier C voor €1.200. Op het eerste gezicht is A de winnaar.
Maar dan: leverancier A levert carry-in garantie, levertijd 4–6 weken, geen Autopilot-registratie en bij DOA een RMA-procedure van 10 werkdagen. Leverancier C levert NBD onsite garantie, levert binnen 5 werkdagen, registreert de toestellen in Windows Autopilot vóór verzending en vervangt DOA's binnen 48 uur. Wie is nu goedkoper?
Deze RFP-template is gebouwd om precies dat soort vergelijkingen mogelijk te maken. Niet om de laagste prijs te vinden, maar om de beste prijs-voor-waarde-verhouding te kunnen onderbouwen — ook richting finance of directie.
Wat zit er in de RFP-template?
Scoringsmodel: hoe weeg je prijs tegen garantie en levertijd?
De template bevat een scoringsmodel met standaard wegingen. Pas ze aan als jouw situatie dat vraagt — bij een zorgomgeving met strenge SLA-eisen telt garantie zwaarder; bij een budgetuitrol voor administratieve werkplekken weegt prijs meer.
Prijs & TCO
Aanschafprijs, garantiepakket, total cost of ownership over de contractperiode.
Technische specs
Voldoen aan minimumeisen, plus differentiators (NPU, vPro, schermkwaliteit, RAM-upgradebaarheid).
Garantie & service
Garantietermijn, on-site response, spare parts en lifecycle-toezeggingen.
Leverbetrouwbaarheid & security
Levertijd, Autopilot-capaciteit, NIS2-verklaringen en TPRM-beleid.
Voorbeeld: drie leveranciers naast elkaar bij 50 laptops
Hieronder zie je hoe de evaluatietabel uit de template eruit ziet. De context: een organisatie koopt 50 zakelijke laptops voor kenniswerkers — drie leveranciers dienen een offerte in. De scores zijn indicatief en gebaseerd op veelvoorkomende verschillen in de praktijk.
| Criterium | Weging | Leverancier A | Leverancier B | Leverancier C |
|---|---|---|---|---|
| Prijs per werkplek (incl. garantie) | 35% | 8/10 | 7/10 | 6/10 |
| Technische specs vs. minimumeisen | 25% | 9/10 | 8/10 | 9/10 |
| Garantietermijn & on-site response | 20% | 8/10 | 9/10 | 7/10 |
| Levertijd & Autopilot-capaciteit | 10% | 7/10 | 8/10 | 6/10 |
| NIS2-verklaringen & TPRM-beleid | 10% | 9/10 | 7/10 | 6/10 |
| Gewogen totaalscore | 8,3 | 7,8 | 7,0 |
Dit is een invulbaar voorbeeldmodel. De werkelijke scores zijn uiteraard afhankelijk van jouw offertes en eisen.
Drie fouten die de vergelijking oneerlijk maken
Te vage specs. "Goede laptop met lange batterijduur" is geen inkoopeis. Zonder concrete minimumeisen — 16 GB RAM, ≥10u batterijduur onder Mixed-use, TPM 2.0 verplicht, IR-camera voor Windows Hello — kunnen leveranciers een model indienen dat op papier klopt maar in de praktijk niet past bij de doelgroep.
Garantie buiten de vergelijking houden. Een laptop van €1.150 met 3 jaar NBD onsite garantie is over 4 jaar goedkoper dan een laptop van €1.020 met 1 jaar carry-in. Toch staat garantie in de meeste offerteaanvragen niet in de vergelijkingstabel — en dat is precies de fout die leveranciers kunnen uitbuiten.
Autopilot en levering niet uitvragen. Als je 50 laptops wilt uitrollen via Windows Autopilot en Microsoft Intune, maar dat niet in de RFP staat, krijg je toestellen die je zelf moet registreren en configureren. Dat is uren werk — en bij gefaseerde uitrol over meerdere locaties ook een planningsprobleem. Sectie 4 van de template dekt dit expliciet.
Veelgestelde vragen over de RFP-template
Hoe groot moet mijn uitrol zijn om een RFP te rechtvaardigen?
Vanaf tien werkplekken loont een RFP-aanpak, al is het alleen maar om leveranciers op gelijke voorwaarden te vergelijken. Onder die grens volstaat een directe offertevraag. Boven de vijftig werkplekken is een RFP nagenoeg altijd zinvol — de kans op onvergelijkbare offertes (carry-in vs. NBD onsite, wel of geen Autopilot-registratie, DOA-procedure wel of niet beschreven) is dan groot genoeg om het risico niet te willen nemen.
Is de template ook bruikbaar bij aanbestedingen voor de (semi-)publieke sector?
Ja, als startpunt. Voor Europese aanbestedingsplichtige opdrachten (boven de drempelwaarden) gelden aanvullende eisen vanuit de Aanbestedingswet — denk aan publicatieverplichting via TenderNed, non-discriminatiebeginsel en gunningscriteria. De template biedt de inhoudsstructuur; de juridische aanbestedingsprocedure voeg je er zelf aan toe of laat je begeleiden door een aanbestedingsjurist.
Kan ik de template aanpassen voor specifieke hardware-categorieën zoals werkstations of tablets?
Ja. De template is opgebouwd rondom aanpasbare tabellen. Sectie 2 (gebruikersprofielen) en sectie 3 (technische minimumeisen) zijn bedoeld om te vertalen naar jouw specifieke hardware-categorieën. Voor werkstations voeg je GPU-klasse, ECC-geheugen en PSU-wattage toe; voor tablets voeg je touchscreen-precisie, stylus-ondersteuning en IP-rating toe.
Hoe combineer ik de RFP-template met de NIS2-checklist?
De NIS2-checklist helpt je bepalen welke security-eisen je in de RFP moet opnemen (sectie 6). Combineer beide downloads: gebruik de checklist als interne voorselectie en verwerk de relevante controlpunten als knock-out criteria of als gewogen scoringsonderdeel in de RFP.
Bevat de template ook prijsformules voor meerjarige contracten?
Sectie 8 bevat een prijsindexeringsclausule voor meerjarige overeenkomsten — inclusief CPI-koppeling en prijsaanpassingsprocedure. Voor DaaS-contracten (Device-as-a-Service) met maandelijkse tarieven is een aanvullend berekeningsmodel opgenomen.
In welk bestandsformaat is de template beschikbaar?
De template is beschikbaar als bewerkbaar Microsoft Word-document (.docx) en als ingevuld PDF-voorbeeld. Het DOCX-bestand bevat invulvelden, stijlen en commentaar per sectie. Geen speciale software vereist buiten Microsoft Word of LibreOffice.
8 secties · DOCX + PDF · Direct beschikbaar, geen registratie.
Gratis, geen registratie vereist. Aanpassen mag — vermeld je eigen organisatienaam.
Stuur de ingevulde RFP of je specificaties door — we reageren met een voorstel inclusief alternatieve configuraties, garantieopties en een levertijd per model.
